• 932 186 864
  • 671 740 893

DESTRUCCIÓ CONFIDENCIAL
DE DOCUMENTS

  • Reflexió

    És realment el tema de la Destrucció Confidencial de Documents, una cosa important? No creiem que precisament en la nostra època de crisi, les empreses haurien d'estar mirant cap a un altre costat?

    És obvi que la supervivència de les nostres empreses ha de ser un factor prioritari. Tot ha de passar per plantejar i establir un Pla de Negoci on el pilar base és el manteniment de l'empresa, i que generi riquesa empresarial, humana i social.

    I també és cert que en el compliment i desenvolupament de la marxa de l'empresa, ens trobem que haurem de complir unes lleis i normes sota les quals es regula tot el mercat. Tant en temes laborals, riscos i molts d'altres, entre els quals ens trobem la "Llei Orgànica de Protecció de Dades 15/1999, que va entrar en vigència al desembre de 1999, per la pressió de la Comunitat Europea, a causa que es va constatar que els ciutadans i empreses d'Espanya, estaven desprotegides en aquest àmbit.

    És una llei que ens afecta en molts àmbits, i que ens les trobem per exemple, quan les càmeres del carrer ens estan gravant... I òbviament a nivell empresarial, haurem de complir amb la legislació vigent, referent a que totes les dades on figuren dades personals d'empreses i persones han de ser custodiades amb un procediment reglamentat, perquè mai puguin acabar per ser utilitzades per una finalitat diferent a la que van ser generades, i un cop ja han fet el seu servei, deuen ser DESTRUÏDES, per assegurar que ja no es dur a terme cap tràmit més amb aquesta informació.

  • A QUIN TIPUS D'INFORMACIÓ ES REFEREIX? QUE CONSIDEREM COM A DOCUMENTS CONFIDENCIALS?

    De fet, qualsevol document que contingui per exemple, dades com DNI, dades bancàries, ... ja han de ser custodiats i tractats de manera específica.

    I un cop s'hagi donat l'ús i la vigència d'aquesta documentació, han de ser destruïts de manera segura i eficient, d'acord amb la normativa DIN 32757, i ara amb la seva predecessora DIN 66.399, que defineix clarament el grau de seguretat amb el que hauria de ser destruït el document, d'acord amb la tipologia del document.

    Totes les empreses generem cada dia, en el nostre procediment professional diari, molta d'aquesta documentació, que cal tenir cura en el tractament i posterior destrucció definitiva, per donar compliment a la legislació vigent actual; i evitar un desprestigi que ens podria perjudicar.

  • QUIN TIPUS DE SANCIONS EXISTEIXEN D'INCOMPLIMENT DE LA LLEI?

    L'Agència de Protecció de Dades, que és l'encarregat de vetllar pel compliment de la Llei 15/1999, estableix sancions fins a 600.000 €. Però nosaltres, Eina, no creiem que s'hagi de fer això per pressió o por a la sanció econòmica; sinó que creiem que és un tema de prestigi i ètic quan es manegen dades de caràcter confidencial.

  • A QUÈ ENS REFERIM QUAN PARLEM D'ÈTICA?

    Un clar exemple: Imaginem que ens trobem en un contenidor exterior a l'abast de tots, de paper, escombraries .... informes mèdics, resultats d'anàlisis mèdiques, comptes bancaris amb dni o CIF d'empreses ...... Aquest fet és el que no considerem ètic pel nefast procediment dut a terme, ja que permet que dades nostres o de les nostres empreses puguin ser a l'abast de gent que en cap moment ha estat el destinatari inicial d'aquesta informació; i podria fer ús no autoritzat d'aquesta informació.

    Com a ciutadà, crec que hauria d'estar protegit davant aquestes possibles incompetències en la gestió i tractament de les meves dades personals. I com a empresari, pensem seria una catàstrofe per a la imatge de la nostra empresa si això succeeix i fos produït per un mal procediment de la nostra empresa en el tractament.

    No pensem que les institucions i empreses d'avui en dia, amb l'actual crisi, no fan el plantejament de fer una gran inversió en aquests procediments, quan es necessari altres inversions de supervivència?

    Amb seguretat que el més important és la supervivència de l'empresa i el manteniment dels llocs de treball.

    Nosaltres pensem però, que podem donar compliment a la legislació vigent en aquest àmbit, sense haver d'invertir molt, ja que les nostres solucions podrien passar per unes petites inversions d'uns 50-80 eur al trimestre oferint la màxima seguretat, contemplant una total traçabilitat en la gestió dels documents.

Modalitats

Eina ofereix un servei de destrucció confidencial ja sigui en suport paper, suport magnètic, discs durs o d’altres materials.

PERIÒDIC:

Instal·lem contenidors de màxima seguretat a les seves oficines, amb clau i precintes numerats de seguretat, sigui en fusta o alumini, de la mida més adequada a les seves necessitats (70/150/240 litres) i procedim a retirar-los segons les seves directrius, establint-ne una periodicitat.

Com que estan tancats i numerats, es pot oferir la màxima seguretat i traçabilitat, pel compliment estricte de la normativa de Protecció de Dades.

PUNTUAL

Manipulem tota la documentació a les seves instal·lacions, introduint-la als nostres contenidors de gran capacitat, o bé en saques numerades i precintades, garantint que tot el que surt de les seves oficines, és tancat amb precintes de seguretat, i no s'obren fins arribar al nostre centre operatiu, el qual compleix amb totes les mesures de seguretat establertes pel marc legal actual.

En els dos processos, un cop finalitzem la destrucció, es fa el certificat de destrucció confidencial sota la norma més segura DIN 66399; tenint en compte que el procés intern es grava per garantir la màxima seguretat.

Normativa

Durant molt temps s'ha utilitzat la norma DIN 32757 com guia de destrucció documental. A rel de la evolució dels sistemes de registre, s'ha publicat la nova norma DIN 66399. Qué inclou 3 categories, 6 tipus de materials o suports i 7 nivells de seguretat (mida del fragment destruït)

  • Protecció classe 1
    Requisit de protecció normal per dades internes: correspondència, publicitat personalitzada...
  • Protecció classe 2
    Requisit de protecció alta per dades externes: correspondència rellevant, consultes, notes, missatges, dades personals...
  • Protecció classe 3
    Requisit de protecció molt alta: dades financeres, informes personals, informació confidencial...
  • Suports tipus 1
    Suports de tamany original: Paper, radiografies...
  • Suports tipus 2
    Suports de dades òptiques: Cd/Dvd
  • Suports tipus 3
    Suports dades magnètiques: Disquets, targetes de identificació, de crèdit...
  • Suports tipus 4
    Suports dades electròniques: Pen-drives, targetes de memòria...
  • Suports tipus 5
    Suports de tamany reduït: Microfilms, mircochips, pel·lícules...
  • Suports tipus 6
    Suports d'emmagatzemament físic-magnètic: Discs durs.
  • Nivell de seguretat 1
    Material imprès general. Partícula ≤ 2000 mm2 o amplada de tira ≤ 12 mm. Longitud tira sense determinar.
  • Nivell de seguretat 2
    Documents interns que se han de fer il·legibles o invalidar. Partícula ≤ 800 mm2 o amplada de tira ≤ 6 mm. Longitud tira sense determinar.
  • Nivell de seguretat 3
    Suports de dades sensibles i confidencials, així com dades personals que requereixin un alt grau de protecció. Partícula ≤ 320 mm2 4 x 80 mm) o amplada de tira ≤ 2 mm.
  • Nivell de seguretat 4
    Suports de dades especialment sensibles i confidencials que requereixin un alt grau de protecció. Partícula ≤ 160 mm2 i trossos regulars: amplada de tira ≤ 6 mm ( 4 x 40 mm).
  • Nivell de seguretat 5
    Suports de dades amb informació que s'ha de mantenir secreta per la seva importància per la existència de una persona, una empresa o una instal·lació. Partícula ≤ 30 mm2 i trossos regulars: amplada de tira ≤ 2 mm (2 x 15 mm).
  • Nivell de seguretat 6
    Suports de dades amb documents que se han de mantenir secrets i per els que s'han de prendre mesures de seguretat extraordinàries. Partícula ≤ 10 mm2 i trossos regulars: amplada de tira ≤ 1 mm (0,8 x 12 mm).
  • Nivell de seguretat 7
    Para dades que se han de mantenir en rigorós secret i per els que s'han de prendre mesures de seguretat extraordinàries. Partícula ≤ 5 mm2 i trossos regulares: amplada de tira ≤ 1 mm (0,8 x 5 mm).
PROTEGEIXI AMB LA MÀXIMA SEGURETAT
TOTA LA SEVA INFORMACIÓ CONFIDENCIAL