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DESTRUCCIÓ CONFIDENCIAL
DE DOCUMENTS

  • Reflexión

    Es realmente el tema de la Destrucción Confidencial de Documentos, algo importante? No creemos que precisamente en nuestra época de crisis, las empresas deberían estar mirando hacia otro lado?

    Es obvio que la supervivencia de nuestras empresas debe ser un factor prioritario. Todo debe pasar por plantear y establecer un Plan de Negocio donde el pilar base es el mantenimiento de la empresa, y que genere riqueza empresarial, humana y social.

    Y también es cierto que en el cumplimiento y desarrollo de la marcha de la empresa, nos encontramos con que tendremos que cumplir unas leyes y normas bajo las que se regula todo el mercado. Tanto en temas laborales, riesgos y muchos otros, entre los que nos encontramos la "Ley Orgánica de Protección de Datos 15/1999, que entró en vigencia en diciembre de 1999, por la presión de la Comunidad Europea, debido a que se constató que los ciudadanos y empresas de España, estaban desprotegidas en este ámbito.

    Es una ley que nos afecta en muchos ámbitos, y que nos las encontramos por ejemplo, cuando las cámaras de la calle nos están grabando ... Y obviamente a nivel empresarial, tendremos que cumplir con la legislación vigente, referente a que todos los datos donde figuran datos personales de empresas y personas deben ser custodiadas con un procedimiento reglamentado, porque nunca puedan terminar por ser utilizadas para una finalidad distinta a la que fueron generadas, y una vez ya han hecho su servicio, deben ser destruidas, por asegurar que ya no se llevó a cabo ningún trámite más con esta información.

  • A QUÉ TIPO DE INFORMACIÓN SE REFIERE? QUE CONSIDERAMOS COMO DOCUMENTOS CONFIDENCIALES?

    De hecho, cualquier documento que contenga por ejemplo, datos como DNI, datos bancarios, ... ya deben ser custodiados y tratados de manera específica.

    Y una vez se haya dado el uso y la vigencia de esta documentación, deben ser destruidos de manera segura y eficiente, de acuerdo con la normativa DIN 32757, y ahora con su predecesora DIN 66399, que define claramente el grado de seguridad con el que debería ser destruido el documento, de acuerdo con la tipología del documento.

    Todas las empresas generamos cada día, en nuestro procedimiento profesional diario, mucha de esta documentación, que hay que tener cuidado en el tratamiento y posterior destrucción definitiva, para dar cumplimiento a la legislación vigente actual; y evitar un desprestigio que nos podría perjudicar.

  • ¿QUÉ TIPO DE SANCIONES EXISTEN DE INCUMPLIMIENTO DE LA LEY?

    La Agencia de Protección de Datos, que es el encargado de velar por el cumplimiento de la Ley 15/1999, establece sanciones hasta 600.000 €. Pero nosotros, EINA, no creemos que tenga que hacer esto por presión o miedo a la sanción económica; sino que creemos que es un tema de prestigio y ético cuando se manejan datos de carácter confidencial.

  • A QUÉ NOS REFERIMOS CUANDO HABLAMOS DE ÉTICA?

    Un claro ejemplo: Imaginemos que nos encontramos en un contenedor exterior al alcance de todos, de papel, basura .... informes médicos, resultados de análisis médicos, cuentas bancarias con dni o CIF de empresas ..... . Este hecho es lo que no consideramos ético por el nefasto procedimiento llevado a cabo, ya que permite que datos nuestros o de nuestras empresas puedan estar al alcance de gente que en ningún momento ha sido el destinatario inicial de esta información; y podría hacer uso no autorizado de esta información.

    Como ciudadano, creo que debería estar protegido ante estas posibles incompetencias en la gestión y tratamiento de mis datos personales. Y como empresario, pensamos sería una catástrofe para la imagen de nuestra empresa si esto sucede y fuera producido por un mal procedimiento de nuestra empresa en el tratamiento.

    No pensamos que las instituciones y empresas de hoy en día, con la actual crisis, no hacen el planteamiento de hacer una gran inversión en estos procedimientos, cuando es necesario otras inversiones de supervivencia?

    Con seguridad que lo más importante es la supervivencia de la empresa y el mantenimiento de los puestos de trabajo.

    Nosotros pensamos embargo, que podemos dar cumplimiento a la legislación vigente en este ámbito, sin tener que invertir mucho, ya que nuestras soluciones podrían pasar por unas pequeñas inversiones de unos 50-80 eur al trimestre ofreciendo la máxima seguridad, contemplando una total trazabilidad en la gestión de los documentos.

Modalidades

EINA ofrece un servicio de destrucción confidencial ya sea en soporte papel, soporte magnético, discos duros o de otros materiales.

PERIÓDICO:

Instalamos contenedores de máxima seguridad en sus oficinas, con llave y precintos numerados de seguridad, sea en madera o aluminio, del tamaño más adecuada a sus necesidades (70/150/240 litros) y procedemos a retirarlos según sus directrices, estableciendo una periodicidad.

Como están cerrados y numerados, se puede ofrecer la máxima seguridad y trazabilidad, por el cumplimiento estricto de la normativa de Protección de Datos.

PUNTUAL

Manipulamos toda la documentación en sus instalaciones, introduciendo a nuestros contenedores de gran capacidad, o bien en sacas numeradas y precintadas, garantizando que todo lo que sale de sus oficinas, es cerrado con precintos de seguridad, y no se abren hasta llegar a nuestro centro operativo, el cual cumple con todas las medidas de seguridad establecidas por el marco legal actual.

En ambos procesos, una vez finalizamos la destrucción, se hace el certificado de destrucción confidencial bajo la norma más segura DIN 66399; teniendo en cuenta que el proceso interno se graba para garantizar la máxima seguridad.

Normativa

Durante mucho tiempo se ha utilizado la norma DIN 32757 como guía de destrucción documental. A raíz de la evolución de los sistemas de registro, se ha publicado la nueva norma DIN 66399. ¿Qué incluye 3 categorías, 6 tipos de materiales o soportes y 7 niveles de seguridad (tamaño del fragmento destruido)

  • Protección clase 1
    Requisito de protección normal para datos internos: correspondencia, publicidad personalizada ...
  • Protección clase 2
    Requisito de protección alta para datos externos: correspondencia relevante, consultas, notas, mensajes, datos personales ...
  • Protección clase 3
    Requisito de protección muy alta: datos financieros, informes personales, información confidencial ...
  • Soportes tipo 1
    Soportes de tamaño original: Papel, radiografías ...
  • Soportes tipo 2
    Soportes de datos ópticos: Cd / Dvd
  • Soportes tipo 3
    Soportes datos magnéticos: Disquetes, tarjetas de identificación, de crédito ...
  • Soportes tipo 4
    Soportes datos electrónicas: Pendrives, tarjetas de memoria ...
  • Soportes tipo 5
    Suports de tamany reduït: Microfilms, mircochips, pel·lícules...
  • Soportes tipo 6
    Soportes de almacenamiento físico-magnético: Discos duros.
  • Nivel de seguridad 1
    Material impreso general. Partícula ≤ 2000 mm2 o anchura de tira ≤ 12 mm. Longitud tira sin determinar.
  • Nivel de seguridad 2
    Documentos internos que se deben hacer ilegibles o invalidar. Partícula ≤ 800 mm2 o anchura de tira ≤ 6 mm. Longitud tira sin determinar.
  • Nivel de seguridad 3
    Supports de datos sensibles y confidenciales, así como datos personales que requieran un alto grado de protección. Partícula ≤ 320 mm2 4 x 80 mm) o ancho de tira ≤ 2 mm.
  • Nivel de seguridad 4
    Soportes de datos especialmente sensibles y confidenciales que requieran un alto grado de protección. Partícula ≤ 160 mm2 y trozos regulares: anchura de tira ≤ 6 mm (4 x 40 mm).
  • Nivel de seguridad 5
    Soportes de datos con información que debe mantenerse secreta por su importancia para la existencia de una persona, una empresa o una instalación. Partícula ≤ 30 mm2 y trozos regulares: anchura de tira ≤ 2 mm (2 x 15 mm).
  • Nivel de seguridad 6
    Soportes de datos con documentos que se deben mantener secretos y para los que se deben tomar medidas de seguridad extraordinarias. Partícula ≤ 10 mm2 y trozos regulares: anchura de tira ≤ 1 mm (0,8 x 12 mm).
  • Nivel de seguridad 7
    Para datos que se deben mantener en riguroso secreto y por los que se deben tomar medidas de seguridad extraordinarias. Partícula ≤ 5 mm2 y trozos regulares: anchura de tira ≤ 1 mm (0,8 x 5 mm).
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